Отдавна наложила се практика е работодателите да изготвят трудови досиета на своите работници или служители, като окомплектоват документите свързани с всяко трудово или служебно правоотношение. Считано от 17.07.2015 г., тази „добра практика” бе трансформирана в нормативно установено задължение за всеки български работодател. От тази дата влязоха в сила текстовете на новия чл.128б от Кодекса на труда, озаглавен „Задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя”: 

Чл. 128б. (Нов – ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17.07.2015 г.) (1) Работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.

(2) Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

(3) (Нова – ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) Част от документите по ал. 2 могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.

(4) (Предишна ал. 3 – ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) Работникът или служителят има право да получава заверени копия от съхраняваните документи по реда на чл.128а.

 

Първият практически въпрос, който възниква във връзка с изпълнение на това работодателско задължение се отнася до изясняване на понятието „трудово досие” и неговото съдържание.

Въпреки липсата на легална дефиниция за „трудово досие”, можем да определим същото като съвкупност (комплект) от писмени документи, които съдържат или отразяват информация във връзка с конкретното индивидуално трудово правоотношение на конкретен работник или служител.

  

Задължението за работодателя на практика включва следните елементи:

• Да изготви трудово досие;
• Да води трудовото досие;
• Да съхранява трудовото досие;
• Да предоставя на работниците и служителите при поискване заверени копия на документи от тяхното трудово досие;
• Да архивира трудовото досие след прекратяване на трудовото правоотношение;

 

Задължението за изготвяне на досието се свързва с възникването на трудовото правоотношение. Според цитираната по-горе разпоредба на чл.128б, ал.2 от КТ „трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа”.

Важно!!!

Към датата на изготвяне на настоящата публикация, вече е в сила новата разпоредба на ал.3 на чл.128б, според която част от документите могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи, т.е. регламентира се възможността за създаване и водене на т.нар. “електронно трудово досие”. Предвижда се вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронните документи да се уреди с нарочна Наредба. След приемането и влизането в сила на такива нормативни текстове ще можем да коментираме и предоставените на работодателите възможности за създаване на електронно трудово досие.

Според ал.7 на чл. 62 от КТ, „документите, които са необходими за сключване на трудовия договор, се определят от министъра на труда и социалната политика”. В тази връзка, МТСП издава през 1993 г. Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Следвайки изброяването в чл.1 от Наредбата, за сключване на трудов договор са необходими и ще послужат за създаване на трудовото досие:

• лична карта или друг документ за самоличност, който се връща веднага;

В практиката е възприето копиране на документа за самоличност и прилагане на копието в досието.

• документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;

В Наредбата не е посочено, че документа за придобито образование се връща на притежателя си, така както това е посочено за документа за самоличност, но не се препоръчва да се поема риска от съхраняване на оригиналните документи за придобито образование или квалификация, а и няма основание да се задължи работника да ги остави у работодателя. С други думи и тук следва копиране и връщане на оригиналните документи.

• документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;

Обичайно стажът се удостоверява чрез предходните вписвания в трудовата книжка. Всеки работник е длъжен пи постъпване на работа да представи трудовата си книжка на работодателя. Работодателят снема необходимата му информация от трудовата книжка, вписва обстоятелствата по сключване на договора и връща книжката на работника служителя.

Когато работникът постъпва на работа за първи път, той не представя трудова книжка поради липса на такава, но задължение на работодателя е да издаде същата. За целта, работникът изготвя и подава до работодателя Удостоверителна декларация (свободен текст), с която декларира, че започва работа за първи път и няма издадена трудова книжка. След получаване на тази Удостоверителна декларация, работодателят е длъжен да издаде в 5 дневен срок от постъпването новата трудова книжка по утвърден образец, като разходите за първа трудова книжка са за сметка на работодателя. Всеки работодател е длъжен да води прономерован, прошнурован и заверен с неговия подпис и печат дневник на издадените от него трудови книжки, по образец – Приложение № 1 към Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Тук е мястото да отбележим, че трудовата книжка се представя на работодателя за вписване на обстоятелства в нея, но се съхранява у работника или служителя. Правилно и полезно при евентуален бъдещ спор е, работодателят да изготви и представи на работника за подпис Декларация за получаване, в която последният декларира, че е получил трудовата си книжка от работодателя. Няма пречка трудовите книжки на персонала да се съхраняват у работодателя, но в този случай работникът следва да представи Декларация, че желае и е съгласен трудовата му книжка да се съхранява у работодателя. В тази хипотеза, при прекратяване на трудовото правоотношение, работникът получава съхраняваната от работодателя трудова книжка, като отново е желателно това да се удостовери с Декларация за получаване.

• документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
• свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
• разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

Процедурата по първоначално изготвяне на трудовото досие няма да е пълна, ако при създаването му в него не бъдат приложени още:

• трудовият договор с работника или служителя;
• длъжностната характеристика;
• уведомлението по чл.62, ал.3 от Кодекса на труда, заверено от съответната ТД на НАП;
• справката за регистрирания трудов договор в ТД на НАП

При създаването на досието в него ще намерят място и други документи, когато такива са изисквани от работодателя и/или когато представянето им произтича от нормативен акт.

Ще бъдат приложени при съставяне на досието и документите, които работникът е представил при кандидатстването си за работа, напр:

• Заявление за започване на работа, ако е подадено такова;
• Приложените към Заявлението за започване на работа, когато такива са подадени, напр. мотивационно писмо, автобиография, писмено искане за сключване на срочен договор по чл.68, ал.4 от КТ и т.н.

С това, процедурата по създаване на трудовото досие приключва и то вече е налице при работодателя. От този момент той следва да го съхранява, както и да води досието, т.е. да добавя в него други документи, свързани със съществуването и развитието на конкретното индивидуално трудово правоотношение с този работник. Тази втора група документи включва:

• Допълнителни споразумения към съществуващия трудов договор, сключени на основание чл.119 от КТ;
• Заповеди на работодателя, адресирани до този работник или служител, в т.ч. (изброяването не претендира за изчерпателност):

• за едностранно увеличение на възнаграждението – чл.118, ал.3 от КТ;
• за едностранно изменение на мястото и характера на работа – чл.120 от КТ;
• за разрешаване или отказ за ползване на различни видове платен или неплатен отпуск;
• за реализиране на ограничена имуществена отговорност – чл.210, ал.1 от КТ;
• за налагане на дисциплинарни наказания – чл.195, ал.1 от КТ;

• Писмени документи, издадени от работника или служителя и адресирани до работодателя (изброяването не претендира за изчерпателност):

• заявления за изменение на трудовия договор;
• заявления за ползване на различни видове отпуск;
• писмено съгласие за полагане на нощен труд;
• писмено съгласие за полагане на извънреден труд;
• писмено съгласие за командироване по чл.121, ал.2 от КТ;
• писмено съгласие за удръжки от трудовото възнаграждение по чл.272, ал.1 от КТ;
• писмено съгласие за работа повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд – чл.113, ал.2 от КТ;
• писмени обяснения, поискани от работодателя в процедура по налагане на дисциплинарно наказание;
• искания на работника или служителя по чл.128а и 128б от КТ;
• писмени възражения от работника или служителя срещу заповеди, издадени от работодателя;
• болнични листове представени от работника, както и решения на компетентни здравни органи (напр. експертно решение на ТЕЛК).

В досието се прилагат и различни двустранни протоколи, напр. – за приемане и предаване на различни документи и/или технически средства, материали, машини и други необходими за извършването на работата,

 

Финалната група документи, които се включват в индивидуалното трудов досие, са документите, свързани с прекратяване на трудовото правоотношение, които по вид и съдържание са различни в зависимост от правното основание за прекратяване на трудовия договор, но най-общо са:

• Предизвестие за прекратяване, когато такова е подадено от една от страните;
• Заповед за прекратяване;
• Заповед за начисляване и изплащане на съответното обезщетение, дължимо по КТ, индивидуалния или колективен трудов договор.

 

Работодателят има задължение да съхранява водените за всеки работник или служител трудови досиета, както по време на съществуването на трудовото правоотношение, така и след неговото прекратяване. Няма изрично посочен срок за съхраняване на трудовите досиета, но в различни закони са регламентирани такива срокове по отношение на различни видове документация. Законът за счетоводството и Данъчно-осигурителния и процесуален кодекс, например, предвиждат ведомостите за работни заплати да се съхраняват 50 години. В същия 50 годишен срок, според чл.8, ал.1 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж, трябва да се съхраняват и „неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения”.

 

Трябва да се има предвид задължението на работодателя, според което, при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости, трудовите договори (заповеди за назначаване), заповедите за преназначаване, заповедите за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповедите за прекратяване на трудови правоотношения, трудовите книжки и други документи (напр. издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30), установяващи осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в предприятието, се предават на териториалните поделения на Националния осигурителен институт. Следва да се знае, че при прекратяване на дейността на осигурителя, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на НОИ, е задължително условие за вписване на прекратяването в търговския регистър, респ. постановяване на съдебното решение.

В заключение, следва да отбележим, че независимо от липсата на ясни и категорични нормативно установени правила за воденето и съхраняването на индивидуалните трудови досиета, същото има важно практическо значение и за двете страни по трудовото правоотношение. Работодателят е длъжен да предоставя съхраняваните при него досиета и съдържащите се в тях документи при проверки от органите упражняващи контрол по спазването на трудовото законодателство, при възникнали трудови спорове, които се решават от съда, както и в други случаи при необходимост. Правилно воденото трудово досие е сигурна превантивна защита срещу санкция при проверка и контрол върху спазването на трудовото законодателство.

06.02.2017 г. *

Вижън Консулт БГ ООД

* Забележка: Всички публикации са съобразени с нормативната уредба към датата на тяхното публикуване. Ние не носим отговорност за предоставената информация, в случаите на последващи изменения на нормативната уредба, касаещи предмета на публикацията.